مفهوم داده، اطلاعات، و دانش

داده، منشأ تشکیل دانش است. داده ها، واقعیت ها و اعداد خام هستند مانند سرانه هر
دانش آموز (کیدول، ۲۰۰۰، ص۲۷) .داده ها رشته واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند داده یک واقعیت از یک موقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص، بدون ارتباط با دیگر چیزهاست. داده ها منعکس کننده تعاملات و مبادلات کامل، واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان جزء ناچیز از آنها یاد می شود. این اجزاء در پایگاه های داده، ذخیره و مدیریت می شوند، داده ها حداقل متن را دارند و تا زمانی که مورد پردازش واقع نشوند به تنهایی مفهوم خاصی را ایجاد نمی کنند( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص۲۴).

اطلاعات از قرار گرفتن داده ها در یک زمینه یا محیط خاص ایجاد می شود، مانند هزینه هر دانش آموز در یک دبیرستان و یک سال تحصیلی خاص (کیدول، ۲۰۰۰، ص ۲۹ ). اطلاعات داده های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط داده ها ممکن است بیان کننده اطلاعات باشد، ممکن است صرف ارتباط داده به اطلاعات منجر نگردد مگر اینکه موجب درک مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده های پردازش شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند ( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص ۲۵).

ویژگی اطلاعات آن است که می توان آن را به صورت مستندات مکتوب یا فایل های موجود در پایگاه اطلاعات نگهداری کرد. اطلاعات برخلاف داده ها، معنی دار هستند، به نظر پیتر دراکر(۱۹۸۹) ” داشتن ارتباط و هدف ویژگی اطلاعات است"دراکر ( ۱۹۸۹) معتقد است که اطلاعات یعنی “داده های مربوط". به بیانی دیگر، از نظر او داده ها به تنهایی ” مربوط ” و ” هدف دار” نیستند، بلکه داده ها زمانی به اطلاعات تبدیل می شوند که ارائه دهنده، به آنها معنا و مفهوم خاصی ببخشد (داونپورت، ۱۳۷۹، صص ۷۲ - ۶۲ ).

دانش اطلاعاتی است که بر عمل تأثیر داشته باشد. عملی بودن به معنای ارتباط با حوزه های خاص می باشد و بدین منظور اطلاعات مرتبط می بایست در جای مناسب، زمان مناسب، و شکل مناسب به گونه ای که هر کس که به آن نیاز دارد بتواند در تصمیم گیری از آن استفاده کند، در دسترس باشد (اسلاوندی،۲۰۰۱).

کم

دانش منبع کلیدی در تصمیم گیری هوشمند، پیش بینی، طراحی، برنامه ریزی، عیب یابی و تشخیص، تحلیل ارزیابی و قضاوت شهودی می باشد. دانش در فضای بین اذهان فردی و جمعی شکل می گیرد و تسهیم می شود ( تیوانا، ۲۰۰۰(. مرور انواع تعاریف و تقسیم بندی های ارائه شده از دانش، پیش نیازی برای مدیریت موفقیت آمیز آن است. یکی از پیشرفت های اصلی در مسیر تعریف دانش، شناخت تفاوت میان داده، اﻃﻼﻋﺎت، داﻧﺶ و ﺧﺮد ذکر شده است ( نمودار  ۲- ۱ ).

زیاد

زیاد

کم

ارزش

داده

اطلاعات

دانش

خرد

 

 

 

 

 

 

شکل شماره ( ۲- ۱ ): داده، اطلاعات، دانش و خرد

 

داده، ﺟﺮﻳﺎﻧﻲ از رﺧﺪادﻫﺎ ﻳﺎ ﺗﺒﺎدﻻﺗﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ از ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺗﺴﺨﻴﺮ ﺷﺪه اﺳﺖ و ﺗﻨﻬﺎ ﺑﺮای ﺗﺒﺎدل ﻣﻔﻴﺪ اﺳﺖ و ﻧﻪ ﭼﻴﺰ دﻳﮕﺮی.

ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ داده ﺑﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻔﻴﺪ، ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻌﻲ را ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ ﺗﺎ داده ﻫﺎ را ﺳﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﻲ ﻛﺮده و ﺑﻪ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎی ﻗﺎﺑﻞ ﻓﻬﻢ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﮔﺰارﺷﺎت ﻓﺮوش ﻣﺎﻫﺎﻧﻪ، روزاﻧﻪ، ﻣﺤﻠﻲ و … در آورد.

ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت به دانش، از ﻃﺮﻳﻖ ﺗﺤﻠﻴﻞ و ﭘﺮدازش و ﻳﺎ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮی و ﺷﻨﺎﺧﺖ اﻟﮕﻮﻫﺎی ﻧﺎﻣﻌﻤﻮل، روﻧﺪﻫﺎی ﭘﻨﻬﺎن و اﺳﺘﺜﻨﺎﺋﺎت داده و اﻃﻼﻋﺎت و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ اﻳﺪه‏ﻫﺎ، ﻓﻬﻢ ﻫﺎ و درﺳﻬﺎی آﻣﻮﺧﺘﻪ ﺷﺪه ﻧﺎﺷﻲ از ﻛﻨﺎر ﻫﻢ ﻗﺮاردادن اﻃﻼﻋﺎت و تجربیات ﺑﻪ دﺳﺖ آﻣﺪه در ﻃﻮل زﻣﺎن ﻣﻲ‏ﺑﺎﺷﺪ (ﻧﺸﺮﻳﻪ ﺩ ﺍﺧﻠﻰ ﺷﺮﻛﺖ ﻣﻠﻰ ﺻﻨﺎﻳﻊ ﭘﺘﺮﻭﺷﻴﻤﻰ) [۵]. ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ داﻧﺶ، سازمان ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻊ اﺿﺎﻓﻲ ﺑﺮای ﻛﺸﻒ ﻃﺮﺣﻬﺎ و اﻟﮕﻮ ﻫﺎ، ﻗﻮاﻧﻴﻦ و ﻣﻔﺎﻫﻴﻤﻲ ﻛﻪ داﻧﺶ درآن ﺑﻪ ﻛﺎر ﻣﻲ رود را ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ.

ﺧﺮد ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﺗﺠﺮﺑﻪ ﻓﺮدی و ﮔﺮوﻫﻲ ﺑﺮای ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮدن داﻧﺶ در ﺣﻞ ﻣﺴﺎﺋﻞ و ﻣﺸﻜﻼت ﺗﻌﺮﻳﻒ
ﻣﻲ ﺷﻮد. ﺧﺮد ﺷﺎﻣﻞ اﻳﻦ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎﺳﺖ ﻛﻪ ﻛﺠﺎ، ﻛﻲ، و ﭼﮕﻮﻧﻪ داﻧﺶ را ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮﻳﻢ (کنت و لودن،
۲۰۰۶ ).

۲-۲-       مفهوم حافظه سازمانی

در اغلب موارد بروز تاخیر و کیفیت غیربهینه محصولات نتیجه جریان ناکافی اطلاعات است. گردش یک جریان اطلاعاتی نارسا و ناقص در یک سازمان می تواند منجر به تکرار اشتباهات هزینه بر شود. از طرفی یک سیستم اطلاعاتی منفعل نمی تواند از بروز چنین مواردی جلوگیری نماید زیرا کارمندان اغلب مشغول تر از آن هستند که بدنبال اطلاعات تکمیلی بگردند و یا اصولا خبر ندارند که اطلاعات مفیدی جهت حل مشکل در سازمان وجود دارند. بنابراین باید سیستمی وجود داشته باشد که علاوه بر ذخیره انواع دانش موجود در سازمان، همواره اطلاعات مفید را به موقع به کارکنان سازمان یادآوری و ارائه کرده و یک همراه لایق برای حل مشکلات باشد. چنین سیستمی یک سیستم حافظه سازمانی نامیده میشود.

سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانش های پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکان پذیر می نماید. بنابراین “حافظه سازمانی ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیتهای جاری( (Stein  and  Zwass, 1995 به این ترتیب امکان فراگیری سازمانی و بهبود دائمی فرآیندها نیز بوجود می آید.

عملکرد اصلی حافظه سازمانی ارتقاء قابلیت رقابت سازمان مربوطه از طریق بهبود مدیریت دانش موجود در آن است. همچنین می تواند منجر به ایجاد دانش جدید و یادگیری سازمانی گردد. بنابراین می توان حافظه سازمانی را به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت دانش در یک سازمان در نظر گرفت که با ایجاد آن می توان دانش های شخصی و گروهی موجود در یک سازمان را به اشتراک گذاشته و مورد استفاده مجدد قرار داد.

۲-۳-       تعریف حافظه سازمانی

همانطور که گفتیم سازمانها جهت انجام هرچه بهتر و سریعتر فعالیتهای خود به انواع دانش سازمانی و جریانهای اطلاعاتی موجود و در گردش متکی هستند. از طرفی پراکندگی دانش سازمانی در منابع گوناگونی مانند مستندات کاغذی و الکترونیکی، پایگاه داده ها، فایلهای گرافیکی ، نامه های الکترونیکی و حتی در ذهن و یادداشتهای شخصی کارمندان یک سازمان، کار مدیریت دانش را با مشکل مواجه می کند.

مجموعه ای از دلایل وجود دارند که نشان می دهند مدیریت دانش به تنهایی در سطح یک سازمان عملکرد کاملی ندارد . برخی از این دلایل در تحقیقات (Macintosh, 1997) مشخص شده و عبارتند از:

-کارمندانی که دستمزد بالایی هم دریافت م یکنند بیشتر وقتشان را بدنبال اطلاعات مورد نیازشان می گردند.

- دانش اساسی چگونگی انجام کار تنها در ذهن معدودی از کارمندان وجود دارد.

- اطلاعات با ارزش در تود های از مستندات و داده ها مدفون شده است.

- اشتباهات هزینه بر به علت بی توجهی به تجربیات گذشته تکرار می شوند.

می توان گفت که در اغلب موارد بروز تاخیر و کیفیت غیربهینه محصولات نتیجه جریان ناکافی اطلاعات است. گردش یک جریان اطلاعاتی نارسا و ناقص در یک سازمان می تواند منجر به تکرار اشتباهات هزینه بر گردد. از طرفی یک سیستم اطلاعاتی منفعل نمی تواند از بروز چنین مواردی جلوگیری نماید زیرا کارمندان اغلب مشغول تر از آن هستند که بدنبال اطلاعات تکمیلی بگردند و یا اصولا خبر ندارند که اطلاعات مفیدی جهت حل مشکل در سازمان وجود دارند.  بنابراین باید سیستمی وجود داشته باشد که علاوه بر ذخیره انواع دانش موجود در سازمان، همواره اطلاعات مفید را به موقع به کارکنان سازمان یادآوری و ارائه کرده و یک همراه لایق برای حل مشکلات باشد. چنین سیستمی یک سیستم حافظه سازمانی نامیده می شود.

بکارگیری اصطلاح “حافظه سازمانی” به دو دهه پیش برمی گردد، هنگامی که هدبرگ[۷]  برای نخستین بار و در سال ١٩٨١ این اصطلاح را معرفی نمود(Hedberg, 1981).

تعاریف متعددی از حافظه سازمانی و اهداف و کاربردهای آن ارائه شده است که برخی از آنها عبارتند از:

• • دانش یک سرمایه کلیدی برای سازمان ها است. حافظه سازمانی این سرمایه را از طریق اکتساب، سازماندهی، انتشار و استفاده مجدد از دانش ایجاد شده توسط کارکنان یک سازمان بسط داده و تقویت می نمایند(Conklin, 1996).
  • سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانشهای پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکا نپذیر م ینماید. بنابراین حافظه سازمانی ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیت های( (Stein and  Zwass, 1995 . به این ترتیب امکان فراگیری سازمانی و  بهبود دائمی فرآیندها نیز بوجود می آید.
  • هدف مکانیزمهای حافظه سازمانی کسب و نگهداری دانش در داخل یک سازمان و بطور همزمان قابل بازیافت و استفاده مجدد نمود آن آن است(Dzbor & Paralic, 2000)
  • حافظه سازمانی یک سیستم کامپیوتری است که جمع آوری، ذخیره، بازیابی و توزیع دانش را در یک سازمان امکان پذیر می­سازد. در این راستا تمرکز بیشتر روی نوعی از دانش است که غیرقابل لمس بوده و تشخیص و شناخت آن مشکل است مانند توانایی های ناشناخته کارمندان. سیستم حافظه سازمانی یک سیستم اطلاعاتی است که روش های مهندسی دانش و نمایش آن را با  روش های مدل سازی معنایی داده یکپارچه نموده تا بطور پیوسته کار سازماندهی، ذخیره و توزیع دانش مربوط به یک حوزه تعریف شده را انجام دهد.
  • حافظه سازمانی یک سیستم کامپیوتری جامع جهت جمع آوری دانشهای انباشته شده در یک سازمان از نوع دانش چگونگی انجام کار یا انواع دیگر دانش و دسترس پذیر نمودن آنها به منظور ارتقاء بهره وری و موثرترشدن فرآیندهای مبتنی بر دانش، است.

• نقش اصلی حافظه گروهی ایجاد یک ذهنیت مشترک است. این ذهنیت که درباره اهداف فعالیتهای سازمانی، مشخص سازی نقشها و صلاحیتها و همچنین مدلی برای فعالیتهای گروه های کاری شکل می گیرد می تواند بعنوان یک رسانه ارتباطی بین اعضا گروه و برنام ههای نرم افزاری و کاربردی عمل نماید.

 

 

کاربردهای سیستم حافظه سازمانی:

براین اساس انگیز ه های ساخت یک سیستم حافظه سازمانی عبارتند از(Dieng et al., 1998)

- جلوگیری از از دست رفتن تجارب و مهارتها هنگامیکه یک فرد متخصص شرکت را ترک می‌کند.

- کاوش در تجارب بدست آمده از پروژه های قبلی و استفاده مجدد از آنها به منظور جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته.

- بهبود چرخه اطلاعات و به دنبال آن بهبود ارتباطات موجود در سازمان.

- تجمیع و یکپارچه سازی دانش چگونگی انجام کار از منابع مختلف.

- بهبود فرایند فراگیری فردی و سازمانی.

با توجه به برایند کلی اهداف برشمرده شده از ایجاد یک سیستم حافظه سازمانی، می توان گفت که عملکرد اصلی حافظه سازمانی ارتقاء قابلیت رقابت سازمان مربوطه از طریق بهبود مدیریت دانش موجود در آن است که خود می تواند منجر به ایجاد دانش جدید و یادگیری سازمانی گردد. بنابراین می توان حافظه سازمانی را به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت دانش در یک سازمان در نظر گرفت، نمودار ۲-۲، که با  ایجاد آن می توان دانش های شخصی و گروهی موجود در یک سازمان را به اشترا ک گذاشته و مورد استفاده مجدد قرار داد. رویکرد مهندسی و مدیریت دانش در ایجاد یک حافظه سازمانی عبارت است از بکارگیری روش های هوش مصنوعی در کسب، مد لسازی و مدیریت دانش سازمانی.

 

 

نمودار ۲-۱، حافظ سازمانی به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت دانش(Abecker et al., 1998)

تمام فعالیتهای سازمان یافته جهت تحقق دو هدف و نیازمندی اساسی انجام م یشوند. یکی تقسیم کارها به وظائف مختلف و یکی ایجاد هماهنگی بین این وظائف جهت تکمیل و تحقق فعالیت اصلی (Mintzberg, 1979) این  نیازمندیها مبتنی بر ایجاد ارتباطات و پردازش اطلاعات است که به نوبه خود دلالت بر نیاز به ایجاد یک حافظه سازمانی دارد(Te’eni, 2001). بنابراین حافظه سازمانی باید شامل دانش مورد نیاز برای تخصیص وظائف به  منابع سازمان و ایجاد هماهنگی بین فرآیندها باشد و این یعنی ایجاد تعادل و سازگاری بین منابع، همچنین نظارت و استانداردسازی در هماهنگ نمودن کارها با مهارتها. به بیان دیگر حافظه سازمانی باید بر مبنای یک تصور کلی از منابع و فرآیندهای اساسی یک سازمان شکل گیرد. به این ترتیب کیفیت یک حافظه سازمانی براساس کفایت آن در تسهیل نمودن تقسیم کارها و پشتیبانی از هماهنگی بین آنها سنجیده می‌شود. در سطوح ابتدایی حافظه سازمانی می تواند بعنوان یک انباره مشترک از اطلاعات و مفاهیم موجود دریک حوزه یا دامنه درنظر گرفته شود که بین اعضا یک سازمان به اشتراک گذاشته می شود و به این ترتیب کارگروهی و ضبط و نگهداری دانش را امکا نپذیر می سازد. وجود چنین برداشت و فهم مشترکی از حوزه عملکرد یک سازمان خود می تواند تاثیر بسزایی در کاهش مشکلات موجود در ارتباطات سازمانی و تخصیص منابع در هنگام فعالیتهای گروهی داشته باشد.

[۱] - Kidwell

[۲] - Peter Drucker

[۳] -  Slavendy

[۴] - Tiwana

[۵] . www.nipna.ir

[۶] - Kenneth & Laudon

[۷][۷] Hedberg

[۸] know-how

[۹] medium