۱٫۱٫۱      اجرای فعالیت های منابع انسانی الکترونیکی

واقعیت این است که، همه چیز وابسته به استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی است، استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی متفاوت، نیازمند طراحی‌ها و تاکیدات متفاوتی بر سیستم‌های منابع انسانی الکترونیک است.که‌هو و همکاران[۱](۲۰۰۵) متذکر می‌شوند که فرهنگ کلی سازمان و استراتژی منابع انسانی تعیین کننده روش و سبک استفاده‌ی سازمانها از سیستمهای منابع انسانی الکترونیک است. برنامه‌های الکترونیکی هم می‌تواند به عنوان بخشی از برنامه‌های وسیع از فرایندهای و سیستم‌های منابع انسانی بکار گرفته شوند و هم به عنوان یک سیستم مستقل منابع انسانی. به هر حال، سازمانها نیاز به توسعه اصول راهنمای مرتبط با مباحث و موضوعاتی که در ادامه بیان می‌شوند، دارند.

• مدیریت ریسک مرتبط با استخدام
• تصمیم گیری در مورد خرید یا ایجاد فناوری اطلاعات منابع انسانی داخلی و فراهم آورندگان آن
• تخصص منابع انسانی در مقابل اتوماسیون در فرایند ارزیابی از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات
• کارکردهایی که سیستم برای حمایت می‌خواهد طراحی کند.
• مالکیت
• تلفیق ارزیابی از طریق فناوری اطلاعات با دیگر سیستمها و فرایندهای منابع انسانی
• فرایندهای بازار آزاد در مقابل فرایندهای تدوین شده.

امروزه در مدیریت ریسک، اعتماد زیادی به سیستم اطلاعاتی وجود دارد. این سیستم‌های می‌توانند هم به منظور نظارت بر کارمندان به منظور حصول اطمینان از وجود مهارت‌های مورد نیاز و هم به منظور اطمینان از کیفیت نیروی انسانی بکار گرفته شوند.

که‌هو و همکاران(۲۰۰۵) گزارش دادند که به همان نسبتی که بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی در حال افزایش است، تمایل برای خرید به جای ایجاد ٱن در سازمان در حال افزایش است. برای فرایندهای مدیریت منابع انسانی معمولی و متعارف، گروه‌های فناوری اطلاعات منابع انسانی داخلی توانایی کمتری به منظور رقابت با سایر سازمانهای توسعه یافته دارند. که‌هو و همکاران(۲۰۰۵) نتیجه گرفتند که به طور روز افزونی احتمال اینکه سازمانهای بیشتری، خرید را به منظور پاسخگویی به پیشرفت‌های بکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان، به ایجاد ترجیح دهند، بیشتر است و این اقدام به نظر اقتصادی تر، اثربخش تر و عملی‌تر به نظر می‌رسد.

پس از اینکه سازمان تصمیم گرفت که نیاز خود را از طریق ایجاد یا خرید تامین کند، تصمیم حیاتی بعدی، این است که چه تخصص کارکردی مدیریت منابع انسانی (به عنوان مثال ارزیابی، جبران خدمات و یا آموزش و غیره) سازمان نیاز دارد که باید از طریق این سیستم‌ها تامین شود. حداقل سازی حمایت متخصص مدیریت منابع انسانی در همه فرآیندهای مدیریت منابع انسانی، هدف نهایی منابع انسانی الکترونیک است. که‌هو و همکاران(۲۰۰۵) به سازمانها اخطار دادند که از نقطه نظر موفقیت بلند مدت، بهترین پاسخ  این نیست سازمان تاحدی فناوری را بکار گیرد که از لحاظ فنی امکان پذیر است، زیرا در زمینه‌ی تخصصی بالایی شبیه به مدیریت منابع انسانی، هم تخصص و هم پاسخگویی و مسئولیت مهم است، تصمیمات، پیشنهادات و مشاوره هایی که مدیریت منابع انسانی ارائه می‌کند از وظایف و مسئولیت‌های مدیریت منابع انسانی است که ضرورتاً در تخصص آنها ریشه دارد.

۱٫۱٫۱٫۱                    کارمند یابی وجذب الکترونیکی[۲]

از طریق وب سایت‌های سازمان، نرم‌افزارهایی که می‌توان بکار گرفت و پیوند دادن استراتژی جذب به بازار نیروی کار خاص(به عنوان مثال، مهندسانی با یک ویژگی خاص یا متقاضیان شغلی که به دو زبان مسلط هستند) و از طریق بکار گیری وب سایت‌های خاص، امروزه بین ۷۰ تا ۹۰ درصد از سازمانهای بزرگ، سیستمهای جذب الکترونیک را بکار می‌گیرند و پیش بینی شده که این رقم به بیش از ۹۵ درصد در آینده‌ای نه چندان دور برسد(کپلی[۳]، ۲۰۰۱؛ کدار[۴]، ۲۰۰۳).

با این همه، بسیاری ازسازمانها معتقدند که سیستم‌های جذب الکترونیک، توانایی سازمانها برای جذب اثربخش را افزایش می‌دهد چرا که به آنها این توانایی را می‌دهد تا به بازار نیروی کار وسیعتری دسترسی داشته باشند. پژوهش‌های مختلف نشان می‌دهد که جذب الکترونیک تنها تعداد افراد متقاضی را افزایش می‌دهد  به عبارت بهتر بازار و سیعتری را نسبت به سیستم‌های جذب سنتی در اختیار سازمان قرار می‌دهد اما از لحاظ کیفیت، ضرورتاً کیفیت جذب را افزایش نمی دهد.(چپمن و وبستر[۵]، ۲۰۰۳؛ گلنکی[۶]، ۲۰۰۲). مک‌مانوس و فرگوسن[۷](۲۰۰۳)، گلکی(۲۰۰۲)، زاسمن و لاندیس[۸] (۲۰۰۲) بحث می‌کنند که تفاوتهای سنی، جنسیت و اخلاقی در تعامل و بکارگیری منابع جذب آنلاین وجود دارد. بنابراین، سازمانها نباید جذب آنلاین را به عنوان تنها منبع جذب بکارگیرند.

دیگر تجزیه و تحلیل‌ها نیز درباره‌ی پیامدهای ناخواسته و سوء عملکرد کاربرد چنین سسیتم هایی بحث کرده‌اند(استون، استون-رومرو و لوکاس‌زووسکی[۹]، ۲۰۰۳)، در حقیقت، داده‌ها در سیستم‌های کامپیوتری شده می‌تواند به راحتی با دیگر سیستم‌ها تلفیق شود.در این زمینه استون و همکاران(۲۰۰۵) سه چالش خصوصی کلیدی را بیان می‌کنند:

• دسترسی غیر مجاز به داده ها؛
• افشای غیر مجاز داده ها؛
• فقدان سیاست حفظ اسرار.

سیستم‌های جذب الکترونیک اغلب این امکان را برای افراد درونی و بیرونی سازمان فراهم می‌آورد تا به اطلاعات پرسنلی(به عنوان مثال: آدرس، توانایی مالی فرد و اطلاعات مالی فرد، کدهای امنیتی و اطلاعات پزشکی) متقاضیان شغلی دسترسی داشته باشند. دیکسون[۱۰](۲۰۰۳) در تحقیق خود دریافت که تنها ۱۰ درصد از سازمانهایی که وی مورد بررسی قرار داده، سیاست حفظ اسرار شخصی که بکار می‌گرفتند مطابق با استانداردهای ایالتی بود. نتایج پژوهش وی، حکایت از وجود این برنامه‌ها دارد اما در ضمن نشان می‌دهد باز هم با وجود آن، از لحاظ امنیتی امکان دسترسی به اطلاعات شخصی ممکن است برای سایرین وجود داشته باشد.

[۱] Kehoe, Dickter, Russell and Sacco

[۲] E-Recruiting

[۳] Cappelli

[۴] Cedar

[۵] Chapman & Webster

[۶] Galanaki

[۷] McManus & Ferguson

[۸] Zusman and Landis

[۹] Stone, Stone-Romero, & Lukaszewski

[۱۰] Dixon